1
Chaos
Nie ma jednego rejestru
Pisma, umowy i faktury są rozproszone między skrzynkami, folderami i arkuszami.
Obieg dokumentów
Rejestr
Akceptacje
Właściciel dokumentu
Archiwum
Każdy dokument
trafia na właściwą
ścieżkę akceptacji.
Pisma, umowy i faktury mają jeden rejestr, właściciela, status i historię decyzji. Zespół wie, co czeka na akceptację.
Rejestr wpływu.
Jasne kroki akceptacji.
Dokumenty bez krążenia po mailach.
Jasne kroki akceptacji.
Dokumenty bez krążenia po mailach.
01 / Problem
Dokumenty krążą po mailach, a decyzje giną w rozmowach.
Bez rejestru i właściciela trudno ustalić aktualny status, wersję i osobę odpowiedzialną.
2
Brak odpowiedzialności
Nie wiadomo, kto akceptuje
Dokument czeka, bo nie ma jasnej osoby odpowiedzialnej za kolejny krok.
3
Brak widoczności
Status jest nieczytelny
Zespół nie widzi, czy dokument jest nowy, w akceptacji, odrzucony czy zamknięty.
4
Historia
Decyzje nie są przy dokumencie
Komentarze i ustalenia zostają w wiadomościach, zamiast tworzyć jeden zapis sprawy.
02 / Rozwiązanie
Rejestr, ścieżka akceptacji i archiwum w jednym przebiegu.
Onestra prowadzi dokument od wpływu przez decyzje do zamknięcia. Każdy krok ma właściciela i zapis działań.
Rejestr dokumentów
Każdy dokument ma numer, typ, datę wpływu, właściciela i aktualny status.
Ścieżki akceptacji
Dokument trafia do właściwych osób i przechodzi przez jasne decyzje.
Przypisania
Osoba odpowiedzialna widzi dokument w swojej kolejce pracy.
Historia
Decyzje, komentarze, wersje i załączniki zostają przy dokumencie.
03 / Jak to działa
Od wpływu dokumentu do decyzji i archiwum.
Dokument trafia do rejestru. System prowadzi go przez akceptacje. Wynik zostaje zapisany.
Input
Dokument wpływaUżytkownik dodaje pismo, umowę albo fakturę.
→
System
RejestracjaOnestra nadaje numer, status, właściciela i typ dokumentu.
→
Praca
AkceptacjaOsoby odpowiedzialne podejmują decyzje i zostawiają komentarze.
→
Rezultat
ArchiwumDokument ma wynik, historię i komplet załączników.
✓
04 / Od razu
Co dostajesz od razu.
Startujesz z gotowym sposobem pracy dla obiegu dokumentów.
✓
Rejestr
Lista dokumentów
Wszystkie dokumenty z typem, statusem, właścicielem i datą wpływu.
✓
Akceptacje
Gotowe kroki decyzji
Przekazanie do osoby odpowiedzialnej, akceptacja, odrzucenie albo uzupełnienie.
✓
Widoczność
Status przy dokumencie
Nowy, w akceptacji, do uzupełnienia, zaakceptowany albo zamknięty.
✓
Historia
Decyzje i załączniki
Komentarze, wersje i pliki zostają w jednym miejscu.
05 / Rozszerzenia
Obieg dokumentów może kończyć się podpisem i potwierdzeniem.
Roadmapa rozwija dokumenty o publikację, podpisy, polityki, potwierdzenia i pełniejszy zapis decyzji.
+
Podpisy
Ścieżka podpisu dokumentu
Dokument trafia do właściwych osób, a wynik podpisu zostaje zapisany przy sprawie.
+
Publikacja
Dokumenty dla pracowników
Polityka, instrukcja albo wzór może trafić do wybranych osób lub działów.
+
Potwierdzenia
Kto przeczytał i zaakceptował
System zapisuje, kto potwierdził dokument, kiedy to zrobił i jaka wersja była aktywna.
+
Zapis działań
Pełna historia formalności
Decyzje, komentarze, podpisy i potwierdzenia są dostępne przy dokumencie.
Demo dokumentów
Zobacz obieg dokumentu od wpływu do archiwum.
Pokażemy rejestr, akceptacje, właścicieli i historię decyzji na prostym przykładzie.
Porozmawiajmy o dokumentach
Typy dokumentówumowy, faktury, pisma i dokumenty wewnętrzne.
Akceptacjekto decyduje, kto opiniuje i kto zamyka dokument.
Historiadecyzje, komentarze, załączniki i wersje.
Obieg dokumentów
Rejestr • Akceptacje • Archiwum • Historia